I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

a) Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup usług pobytowych: hotelarskich, restauracyjnych i cateringowych celem zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia uczestników i kadry do zrealizowania trekkingów dla Amazonek. Powyższe usługi są niezbędne do realizacji 4 trekkingów - imprez o charakterze rekreacyjno - turystyczno integracyjnym.

Dopuszcza się dzielenie zamówienia – oferty muszą zostać złożone na realizację pojedynczych imprez – na każdą imprezę należy złożyć odrębną ofertę. Oferty dotyczące więcej niż jednej imprezy nie będą rozpatrywane. Jeden Oferent może złożyć więcej niż jedną ofertę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru więcej niż jednego wykonawcy. Listy rankingowe złożonych ofert zostaną sporządzone dla każdej imprezy osobno.

Nie dopuszcza się wyboru ofert podmiotów pośrednio zlecających usługi będące przedmiotem niniejszego zamówienia innym podmiotom, podmiot składający swoją ofertę powinien być dysponentem odpowiedniej 

bazy pobytowej, której ta oferta dotyczy – warunek ten będzie weryfikowany przez Komisję Konkursową na etapie wyboru ofert. Oferty złożone przez podmioty będące pośrednikami, nie będą rozpatrywane.

OPIS IMPREZ, KTÓRYCH DOTYCZY ZAMÓWIENIE – TREKKINGÓW DLA AMAZONEK

a) Założono przeprowadzenie 4 imprez tego typu po 32 osoby (30 uczestników + 2 osoby kadry) każda.

Uczestnikami imprez są osoby z niepełnosprawnością.

b) Przewidziano w ramach jednego terminu imprezy 5 noclegów (przyjazd w godzinach południowych pierwszego dnia, 5 noclegów, wyjazd w godzinach południowych następnego dnia) oraz wyżywieniem: obiadokolacja pierwszego dnia; trzy posiłki (śniadanie, suchy prowiant, obiadokolacja) każdego pełnego dnia pobytu oraz śniadanie ostatniego dnia. Założono organizację spotkania integracyjnego przy muzyce w ramach obiadokolacji drugiego dnia w formie ogniska/grilla/lub innej zaproponowanej przez oferenta.

c) Założono realizację działań w ośrodkach wypoczynkowych dysponujących odpowiednią bazą pobytową odpowiadającą standardowi hotelu trzygwiazdkowego – brak dysponowania takim standardem spowoduje odrzucenie oferty.

d) Baza noclegowa oraz pomieszczenia, gdzie będą serwowane posiłki muszą znajdować się w tym samym kompleksie/zespole budynków aby możliwe było swobodne i szybkie przemieszczanie się pomiędzy nimi – brak spełnienia tego warunku spowoduje odrzucenie oferty.

e) Oferenci składający oferty muszą wyrazić zgodę na oznakowanie i eksponowanie logotypów i informacji o projekcie w pomieszczeniach i obiektach gdzie będą realizowane działania (banery, karty informacyjne, kartki przylepiane na ścianach z logo PFRON, logo RP, logo PTA) oraz Oferenci muszą wyrazić zgodę na dokumentowanie prowadzonych przez Zamawiającego działań, w szczególności na fotografowanie i filmowanie na terenie obiektów należących do Oferenta, gdzie prowadzone będą działania w ramach imprez - nie wyrażenie takiej zgody powoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana.

a) Obiekty, w których realizowane będą imprezy powinny dysponować przestrzenią nadającą się do integracji uczestników, np. fotele, sofy wewnątrz obiektu, ławki na terenie zewnętrznym, itp. spełnienie tego warunku będzie odpowiednio punktowane.

b) Obiekty, w których realizowane będą imprezy powinny dysponować bezpośrednio przyległym własnym parkingiem, na którym swobodnie mogą zaparkować uczestnicy imprez – spełnienie tego warunku będzie odpowiednio punktowane.

Wszystkie powyżej opisane wymagania będą odpowiednio punktowane zgodnie z kryteriami oceny oferty. Komisja zastrzega sobie prawo do weryfikowania przedstawionych przez oferentów informacji na podstawie informacji internetowych ogólnie dostępnych, strony oferenta oraz Google Maps, a także zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia ewentualnej wizji lokalnej obiektów oferenta. Komisja Ofertowa zastrzega sobie prawo do negocjowania ceny z oferentami.

Komisja zastrzega sobie także prawo przyznania dodatkowych punktów obiektom, z którymi wcześniejszą współpracę ocenia na bardzo wysokim poziomie świadczonych usług – zgodnie z kryteriami oceny oferty.

Informacje dodatkowe:

a) Śniadanie zostanie zorganizowane w postaci „szwedzkiego stołu” wraz z gorącymi napojami kawa, herbata czarna, herbaty smakowe, z dodatkami: mleko/śmietanka, cukier oraz wodą mineralną i sokiem, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich).

b) Suchy prowiant ma obejmować: dwie bułki z obkładem (szynka+ser żółty+sałata+ogórek), butelki wody mineralnej o pojemności 0,7 ml oraz 2 jabłek.

c) Każda obiadokolacja składać się ma z dwóch dań i soku oraz wody mineralnej. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich).

d) Liczba dni suchego prowiantu – 4 dni (drugi, trzeci, czwarty, piąty – pełne dni pobytu).

e) Harmonogram godzinowy posiłków zostanie uzgodniony z Zamawiającym i podporządkowany będzie pod wymagania Zamawiającego.

f) Menu poszczególnych posiłków ustala Wykonawca z zastrzeżeniem punktów a) do c), przy akceptacji Zamawiającego.

Oferent jest zobowiązany dopuszczać możliwość zmiany daty dostawy usługi pobytowej w ramach przedstawianego harmonogramu imprez na wniosek Zamawiającego bez obciążania Zamawiającego dodatkowymi kosztami. Informacja o zmianie terminu zostanie przekazana Oferentowi najpóźniej na 7 dni przed planowanym pierwotnie terminem rozpoczęcia imprezy. W takim przypadku Oferent o nowym terminie imprezy poinformowany zostanie najpóźniej na 7 dni przed jej rozpoczęciem.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części zamówionych usług (zgodnie z ilością uczestników imprez, którzy nie wyrażą chęci/zgody przyjazdu na imprezę we wskazanej lokalizacji), w związku z powyższym Zamawiający zastrzega, iż zapłata nastąpi jedynie za faktycznie wykorzystane noclegi i wyżywienie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia grupy pobytowej o maksymalnie 5 osób więcej z zachowaniem 7 dniowego terminu powiadomienia Oferenta o takiej konieczności.

Określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania ofertowego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy Z uwagi na charakter projektu Zamawiający przewiduje

możliwość rezygnacji z wykonania części usługi pobytowej – w sytuacji braku możliwości zrekrutowania uczestników chętnych do udziału w imprezie. Określone w zamówieniu ilości wykonywanych usług są ilościami szacunkowymi i mogą ulec zmianie.

1) Przewidywane terminy i miejsca realizacji imprez, na które można składać oferty:

a) Trekking nr 1 – w dniach 15-20 sierpnia 2023 r. – lokalizacja imprezy: Trzciel, województwo lubuskie.

b) Trekking nr 2 – w dniach 20-25 sierpnia 2023 r. – lokalizacja imprezy: Złoty Potok, województwo śląskie.

c) Trekking nr 3 – w dniach 25-30 września 2023 r. – lokalizacja imprezy: Pustkowo, województwo zachodniopomorskie

d) Trekking nr 4 – w dniach 15-20 października 2023 r. – lokalizacja imprezy: Zakopane, województwo małopolskie

2) Sporządzenie oferty:

Oferta musi zostać sporządzona na Formularzu Oferty – zał. nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego; wszystkie elementy Formularza Oferty muszą zostać wypełnione. Jeśli Oferent chce złożyć oferty na realizację więcej niż jednej imprezy, to dla każdego terminu należy sporządzić odrębną ofertę.

W ofercie należy podać:

a) Nazwa, termin i miejsce imprezy, której dotyczy oferta.

b) Koszt zakwaterowania i wyżywienia.

c) Spełnienie kryteriów obowiązkowych: kryteria, których spełnienie jest obowiązkowe aby oferta została rozpatrywana.

d) Kryteria dodatkowe: kryteria, których spełnienie jest dodatkowo punktowane.

e) Zgody, których wyrażenie jest konieczne aby oferta była rozpatrywana.

f) Deklaracja, czy Oferent jest dysponentem bazy pobytowo-warsztatowej, której ta oferta dotyczy.

Przy sporządzania oferty na realizację imprezy obowiązuje Formularz Oferty – zał. nr 1.

Razem z ofertą należy obowiązkowo złożyć zał. nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, oferty bez zał. nr 2 nie będą rozpatrywane.

3) informacje o wykluczeniu Zamówienie nie może zostać udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo ze Zleceniobiorcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniobiorcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniobiorcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:

a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;

c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Potencjalny wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych. W związku z powyższym Oferent jest zobowiązany do popisania stosownego oświadczenia, określonego w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. Oferenci, którzy nie podpiszą ww. oświadczenia zostaną odrzuceni.

II. KRYTERIA OCENY OFERTY Zostaną sporządzone osobne listy wyboru oferty dla każdego z terminów realizacji imprez:

a) Trekking nr 1 – w dniach 15-20 sierpnia 2023 r.

b) Trekking nr 2 – w dniach 20-25 sierpnia 2023 r.

c) Trekking nr 3 – w dniach 25-30 września 2023 r.

d) Trekking nr 4 – w dniach 15-20 października 2023 r.

Ocenę złożonych ofert przeprowadzi Komisja Konkursowa Ofert składająca się z przynajmniej 3 osób, w której skład wejdą osoby reprezentujące Zarząd Zamawiającego lub/i personel realizujący zadanie.

Kryteria oceny oferty oraz informacje na temat wag punktowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty:

1) Cena: 0–70 pkt, Kryterium Cena (C) będzie oceniane w wyniku porównania najniższej ofertowanej ceny (Cmin) z ceną podaną w ocenianej ofercie (Coof), tj:

C = Cmin / Coof x 70 pkt

Cena w ofercie musi być podana w walucie polskiej i być ceną brutto, tzn. obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty. Oferent może uzyskać maksymalnie 70 pkt.

2) Kryteria obowiązkowe: kryteria, których spełnienie jest obowiązkowe aby oferta została rozpatrywana

Zaznaczenie którejkolwiek odpowiedzi „NIE” spowoduje odrzucenie oferty.

3) Kryteria dodatkowe: kryteria, których spełnienie jest dodatkowo punktowane

Nazwa kryterium

Obiekty, w których realizowane będą imprezy powinny dysponować bezpośrednio przyległym własnym parkingiem, na którym swobodnie mogą zaparkować uczestnicy imprez – spełnienie tego warunku będzie odpowiednio punktowane punktowane max. 10 pkt.

Obiekty, w których realizowane będą imprezy powinny dysponować przestrzenią nadającą się do integracji uczestników, np. fotele, sofy wewnątrz obiektu, ławki na terenie zewnętrznym – punktowane max. 10 pkt.

Dodatkowe punkty przyznane za wcześniejszą współpracę, którą Komisja Konkursowa ocenia na bardzo wysokim poziomie świadczonych usług – punktowane max. 10 pkt.

W ramach tego kryterium możliwe jest otrzymanie max. 30 pkt.

4) Zgody, których wyrażenie jest konieczne aby oferta była rozpatrywana

Zaznaczenie odpowiedzi „NIE” spowoduje odrzucenie oferty.

5) Deklaracja:

• Oferent jest dysponentem bazy pobytowo-warsztatowej, której ta oferta dotyczy: TAK / NIE – zaznaczenie odpowiedzi „NIE” spowoduje odrzucenie oferty.

Komisja zastrzega sobie prawo do weryfikowania przedstawionych przez oferentów informacji na podstawie informacji internetowych ogólnie dostępnych, strony oferenta oraz Google Maps, a także zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia ewentualnej wizji lokalnej obiektów Oferenta.

Maksymalna ilość punktów ogółem oferty wynosi: 100 pkt.

III. OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Ocena ofert planowana jest w terminie 7 sierpnia 2023 r. Następnie w dniu 8 sierpnia 2023 r. zostanie ogłoszony wybór najkorzystniejszych ofert na stronie internetowej http://www.amazonki.poznan.pl/ .

2. Oferentów, których oferty zostały wybrane do realizacji poinformujemy poprzez e-mail i zaproszenie do podpisania umowy w terminie do 10 sierpnia 2023 r.

3. Dla każdego terminu imprezy zostaną sporządzone osobne listy rankingowe wyboru ofert uznanych za ważne na realizację imprez dla tych terminów.

4. Termin ogłoszenia wyboru ofert może zostać przełożony, o czym oferenci zostaną powiadomieni za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego.

5. Oferent przed upływem terminu złożenia oferty może zmienić lub wycofać swoją ofertę składając pisemne oświadczenie. Oferta wycofana nie będzie rozpatrywana.

6. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od oferenta wyjaśnień dotyczących złożonej oferty.

7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia dalszych negocjacji z wybranymi oferentami, także cenowych w przypadku złożenia oferty na cenę wyższą niż przewidziana w budżecie projektu.

8. Ocenie merytorycznej podlegają tylko oferty spełniające kryteria formalno-merytoryczne. W przypadku braku załączonych do oferty Wykonawcy wymaganych niniejszym zapytaniem ofertowym dokumentów, Zamawiający ofertę odrzuca.

IV. DODATKOWE INFORMACJE

1. W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert wariantowych.

2. W przypadku, gdy Zamawiający uzna, iż wycena oferty zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zwróci się do Oferenta z wnioskiem o wyjaśnienie w wyznaczonym terminie. Cenę uznaje się za rażąco niską, jeżeli jest niższa o co najmniej 30% od szacowanej wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Zamawiający odrzuci ofertę Oferenta, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

4. Każdy Oferent /Wykonawca, w ofercie podaje CENĘ BRUTTO, tj. zawierającą pełny koszt ponoszony przez Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający podkreśla, iż nie jest płatnikiem podatku VAT. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich.

5. Zapłata za zrealizowaną usługę nastąpi na podstawie sporządzonej przez Wykonawcę faktury, maksymalnie w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury, z takim zastrzeżeniem, że wystawienie faktury nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru dokumentującego zakończenie realizacji przedmiotu danego zamówienia.

6. Zamawiający przewiduje karę umowną w wysokości do 100% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy – w przypadku gdy Wykonawca zrealizuje zlecenie w sposób niezgodny z postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności w szczególności jakichkolwiek nieuzasadnionych opóźnień w informowaniu o zaistniałych problemach.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przez Zamawiającego do wysokości faktycznych strat jakie poniósł Zamawiający na skutek działania lub zaniechania Wykonawcy oraz pokrycia wszelkich kosztów poniesionych przez Zamawiającego w związku z przygotowaniem zajęć w innym terminie.

8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezwłocznego odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w przypadku naruszenia przez Wykonawcę warunków podpisanej umowy, w tym ds. stwierdzenia przez Zamawiającego jakiegokolwiek uchybienia, zmiany, opóźnienia i realizacji przedmiotu umowy niezgodnie z przedstawianym przez Zamawiającego harmonogramem, uznania bądź kwestionowania przez PFRON poszczególnych wydatków związanych z realizacją imprez, w tym zadań, bądź ich części za niekwalifikowane z uwagi na uchybienia Wykonawcy w trakcie realizacji przedmiotu umowy.

9. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Oferentów oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.

V. TRYB SKŁADANIA POSTĘPOWANIA OFERT ORAZ POWIADAMIANIA OFERENTÓW O WYNIKACH PROWADZONEGO

1. Oferta powinna być podpisana czytelnie przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu Oferenta/Wykonawcy.

2. Zamawiający wybierze ofertę cenową odpowiadającą wszystkim wymogom przedstawionym przez niego dla prawidłowej realizacji zamówienia.

3. W sprawach dotyczących zapytania informacji udziela biuro projektu w dni robocze od poniedziałku do piątku od godziny 10.00 do 15.00, Tel 668 359 109;

4. Pytania dotyczące zapytania ofertowego można również kierować pisemnie na adres mailowy:

Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

5. Ofertę, kompletną wraz z załącznikami (zał. nr 1 oraz zał. nr 2), opatrzoną podpisami i pieczęcią Oferenta/Wykonawcy, należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej drogą mailową na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., za ważne będą uznane wyłącznie oferty złożone w formacie skanu PDF.

6. Termin składania ofert: od dnia 26 lipca 2023 r. do dnia 4 sierpnia 2023 r. do godz. 23:59, decyduje data wpływu na skrzynkę mailową Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. .

7. Oferty złożone po terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.

8. Oferent/Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert.

9. Wykonawca związany jest ofertą do dnia 31 sierpnia 2023 r.

10. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani 8 sierpnia 2023 r. poprzez upublicznienie wyniku postępowania ofertowego na stronie internetowej Poznańskiego Towarzystwa „Amazonki” http://www.amazonki.poznan.pl/ .

11. W umowie z Wykonawcą Zamawiający zastrzeże karę umowną na wypadek niewykonania lub niewłaściwego wykonania przez Wykonawcę zobowiązania w wysokości 30% wartości usługi.

12. Oferent ponosi pełne ryzyko w związku z doręczeniem oferty.

13. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Oferenta.

14. Zamawiający przewiduje możliwość kontaktu i/lub spotkania z wybranymi Oferentami w celu uzyskania dodatkowych informacji lub przeprowadzenia negocjacji cenowych.

15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

- swobodnej weryfikacji ofert,

- unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny.

Pliki do pobrania:

Zapytanie ofertowe w wersji DOC

Załącznik nr 1. Formularz oferty w wersji DOC

Załącznik nr 2 . Oświadczenie o braku powiązań Załącznik nr 2 . Oświadczenie o braku powiązań 

Zapytanie ofertowe w wersji PDF