Projekt pod nazwą „ RAZEM PRZEZ GÓRY I DOLINY”
Współfinansowany przez PFRON
Poznań, dnia 23 listopada 2020 r.
Zapytanie ofertowe
Przedmiot: „Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu finansowanego w części ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”.
Zamawiający:
Poznańskie Towarzystwo „Amazonki”
ul. Piastowska 38
61-556 Poznań
Tel. 61 8333 665
KRS 0000075164
NIP: 783-14-95-516
Regon: 631275027
Adres strony internetowej: http://www.amazonki.poznan.pl/
Email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Status organizacji pożytku publicznego: TAK
Zamawiający nie jest płatnikiem VAT
- I.Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest:
Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania publicznego.:
„RAZEM PRZEZ GÓRY I DOLINY”
Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000290/15/D z dnia 30 kwietnia 2020 r.
Okres całkowity realizacji projektu: od 1 kwietnia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.
Okres podlegający audytowi: od 1 kwietnia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.
Koszt projektu w części podlegającej audytowi: 266.340,00 zł, w tym ze środków PFRON: 213.000,00 zł.
Wartość kosztów kwalifikowanych projektu w części podlegającej audytowi: 266.340,00 zł.
- II.Wprowadzenie
1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) zwaną dalej „ustawą”.
2. Postępowanie o wartości szacunkowej poniżej 14 000 euro.
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
4. Zapytanie prowadzone jest w ramach Projektu „Razem przez góry i doliny” współfinansowanego przez PFRON.
III. Cel audytu
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
IV. Zakres audytu zewnętrznego.
- Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.
- W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
- księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
- dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
- zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Zamawiającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania,
są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
- Audyt obejmuje w szczególności:
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
- sprawdzenie wniesienia przez Zamawiającego wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
- kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
- sprawdzenie statusu podatkowego Zamawiającego (w szczególności w zakresie podatku VAT),
- weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
- weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
- weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Zamawiającego (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
- weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
- weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
- Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).
- Przygotowana analiza/audyt winna zostać przekazana Zamawiającemu w wersji pisemnej w dwóch egzemplarzach i w wersji elektronicznej na płycie CD w wersji Word i PDF.
V. Wymagania dotyczące oferenta
- Oferent powinien wykazać się niezbędnym doświadczeniem w zakresie prowadzenia audytu oraz dysponowaniem osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
- Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
- dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
- posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
- posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
- Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 2 pkt a)-d) stosuje się odpowiednio.
- Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
- wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, z podaniem źródła (podmiotu/instytucji finansującej) wraz z terminem ich wykonania,
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
- potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 4, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
- Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Zamawiającego. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
- jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego Zamawiającego,
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
- Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą audytu zewnętrznego. Oświadczenie, o którym mowa w niniejszym punkcie stanowi załącznik do niniejszego zapytania.
- Wyłączeniu podlegają podmioty, które nie będą w stanie świadczyć usługi na podstawie umowy zlecenia zakończonego wystawieniem faktury albo rachunku.
V. Wymagania dotyczące raportu
- Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany będzie do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
- Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
- datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
- nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
- nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
- nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
- całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
- termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
- imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
- cel audytu zewnętrznego,
- zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
- podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
- informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
- ustalenia stanu faktycznego,
- wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
- uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
- podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
- Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
- Audytor jest zobowiązany dostarczyć raport również w wersji elektronicznej na płycie CD, lub przesłać go mailem na adres:
VI. Oferta.
Oferta winna być sporządzona w języku polskim.
W ofercie winna być podana CENA BRUTTO za przeprowadzenie audytu
VII. Opis części zamówienia – jeśli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
VIII. Wymagany termin realizacji.
Okres realizacji zlecenia: od 3 grudnia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.
Wyłoniony Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie 5 dni od dnia wyboru oferty.
IX. Warunki Płatności.
Płatność zostanie zrealizowana przelewem na wskazany przez Wykonawcę w fakturze rachunek bankowy w terminie do 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
X. Kryteria oceny ofert.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium:
K1 – Cena – maksymalnie możliwych do uzyskania 70 pkt,
K2 – Ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych (im większa ilość tym wyższa punktacja przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie będą uwzględniane) – maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt,
Ostateczna ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:
K = K1 + K2
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (K).
Ad. 1
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K1- Cena:
K1 = (Cmin:C) x 70
K1 – liczba punktów uzyskana za kryterium ceny
Cmin – cena najniższa spośród ważnych ofert
C – cena badanej oferty
Cena musi być podana w wartości BRUTTO, w złotych polskich cyfrowo i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy wartością wyrażoną cyfrowo, a podaną słownie, jako wartość właściwa zostanie przyjęta wartość podana słownie.
Ad. 2
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K2 - Ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych:
K2 = Ilość wykonanych audytów x 3 pkt, przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie będą uwzględniane
K2 – liczba punktów uzyskana za kryterium ilości audytów, maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt
Przy ocenie będzie brana pod uwagę ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych, z podaniem źródła finansowania – nazwy podmiotu ogłaszającego konkurs.
XI. Informacje dodatkowe.
- Oferta winna być podpisana przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu Wykonawcy.
- Zamawiający wybierze ofertę cenową odpowiadającą wszystkim wymogom przedstawionym przez niego dla prawidłowej realizacji zamówienia.
- W sprawach dotyczących zapytania informacji udziela biuro projektu w dni robocze od poniedziałku do piątku od godziny 10.00 do 15.00, Tel 668 359 109;
- Pytania dotyczące zapytania ofertowego można również kierować pisemnie na adres mailowy:
- Ofertę, kompletną wraz z załącznikami, opatrzoną podpisami i pieczęcią Wykonawcy, należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej drogą mailową na adres , za ważne będą uznane wyłącznie oferty złożone w formancie PDF.
- Termin składania ofert: do dnia 30 listopada 2020 r. do godz. 23:59, decyduje data wpływu na skrzynkę mailową Poznańskiego Towarzystwa „Amazonki”.
- Oferty złożone po terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.
- Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert.
- Termin związania ofertą wynosi 10 dni od daty otwarcia ofert przez Zamawiającego.
- O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani poprzez upublicznienie wyniku postępowania ofertowego na stronie internetowej Poznańskiego Towarzystwa „Amazonki” http://www.amazonki.poznan.pl/ .
- W umowie z Wykonawcą Zamawiający zastrzeże karę umowną na wypadek niewykonania lub niewłaściwego wykonania przez Wykonawcę zobowiązania w wysokości 30% wartości usługi.
- Wykonawca ponosi pełne ryzyko w związku z doręczeniem oferty.
- Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Wykonawcę.
- Zamawiający przewiduje możliwość kontaktu i/lub spotkania z wybranymi wykonawcami w celu uzyskania dodatkowych informacji lub przeprowadzenia negocjacji cenowych.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- swobodnej weryfikacji ofert,
- unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny.
Pobierz załącznik - Zapytanie ofertowe
Pobierz załącznik - oświadczenie